Mendelegasi Tugas Versus Melempar Tanggung Jawab

Guru Zen menerima laporan dari muridnya.

Seorang pendeta Zen pulang ke biaranya setelah mengembara selama tiga tahun. Murid pertamanya segera datang menghadap dan memuji-muji diri sendiri telah melakukan berbagai hal untuk memajukan biara selama sang guru mengembara. Ia juga tidak lupa melaporkan kesalahan-kesalahan saudara seperguruannya. Dengan tenang sang guru menerima laporan muridnya, ia mendengarkan tanpa interupsi agar sang murid dapat berbicara dengan lancar. Murid tersebut menutup laporan dengan bertanya: “Bukankah murid telah melaksanakan pesan-pesan Guru dengan benar?”

            Sang guru manggut-manggut sambil tersenyum lebar dan berkata dengan nada penuh kesungguhan:  “Semua yang kamu lakukan sungguh benar dan baik adanya.”

             “Bukankah murid kedua sudah melakukan banyak perbuatan buruk?” Tanya murid pertama itu lagi. Dan masih tersenyum lebar gurunya menjawab: “You are dammed right!”

             Murid pertama tersebut mengucapkan terima kasih dan setelah memberi hormat ia mengundurkan diri dengan perasaan puas.

           Lalu masuklah murid kedua dan melaporkan hal-hal baik yang telah diperbuatnya tanpa lupa melaporkan kesalahan-kesalahan murid pertama tadi. Sang guru pun mendengarkan tanpa interupsi agar sang murid dapat berbicara dengan lancar. “Bukankah murid telah melaksanakan pesan-pesan Guru dengan benar?” Murid kedua itu bertanya sambil mengakhiri laporannya.

              Sang guru menganggukkan kepalanya dengan senyum puas, “Semua yang kamu lakukan sungguh benar dan baik adanya.”

                Murid tersebut mengucapkan terima kasih dan setelah memberi hormat mengundurkan diri dengan perasaan puas.

              Pada saat itu di ruang pertemuan di mana sang guru Zen menerima murid-muridnya ada seorang murid tingkat bawah sedang menyapu lantai. Diam-diam dia menguping pembicaraan antara sang guru dengan kedua muridnya. Dengan kesal murid itu membanting sapu dan menendang pengkinya.

              “Lho, kamu kenapa?” Menyaksikan perilaku murid itu, sang guru bertanya lembut.

           “Guru, sudah dua tahun lamanya saya mengabdi di biara ini. Hal ini saya lakukan demi mendengar kebijaksanaan Guru yang termasyur. Tapi apa yang saya saksikan tadi? Murid pertama dan murid kedua melaporkan hal-hal yang saling bertentangan bagaikan langit dan bumi, dan Guru membenarkan keduanya. Mereka saling menyalahkan dan Guru tidak menegur mereka. Saya merasa kecewa dengan sikap Guru. Hm, ternyata Guru bukan orang yang bijaksana dan tidak bisa membedakan yang benar dan yang salah.”

                Sang guru tertawa terbahak-bahak dan dengan tenang menjawab: ”Semua yang kamu katakan sungguh benar! Ha ha ha…”

                Murid tingkat bawah itu semakin kesal: “Saya tidak mengerti sikap Guru! Anda plin-plan.”

          Guru Zen itu berhenti tertawa: “Muridku, tiga tahun yang lalu ketika meninggalkan biara ini, aku tidak menentukan apa itu baik, apa itu buruk untuk dilakukan di biara ini selama aku mengembara. Sekarang aku kembali dan aku melihat biara ini terurus sebagaimana mestinya. Murid pertama dan murid kedua yang menjalankan urusan di sini memiliki pendapat yang berbeda satu terhadap lainnya. Dan itu wajar-wajar saja. Nah, kamu yang berada di sini selama aku tidak ada, bisakah kamu membuktikan kesalahan-kesalahan murid pertama dan murid kedua tadi?”

               Murid muda itu terdiam agak lama. Lalu dengan muka merah padam ia menjawab: “Maafkan saya, Guru. Saya berpihak kepada Murid pertama ketika ia menceritakan kepada Guru kesalahan-kesalahan dan perbuatan kurang baik yang dilakukan murid kedua. Demikian pula halnya ketika murid kedua menceritakan kesalahan-kesalahan dan perbuatan kurang baik murid pertama, saya mempercayainya begitu saja dan berdiri di pihaknya.”

               “Ha ha ha…kamu pembelajar yang baik, muridku!” Kata guru Zen itu lalu meneruskan bersemedi. Sementara murid itu melanjutkan menyapu lantai.

***

Cerita di atas mengingatkan saya pada seorang penyuluh di suatu organisasi non-profit. Orang ini kita sebut saja Pak Badu sering sekali menyalahkan anggota organisasi lainnya jika keperluannya dalam memberikan penyuluhan tidak tersedia. Jika mendelegasikan suatu tugas kepada orang lain, ia tidak pernah mengecek ulang apakah orang tersebut memahami delegasi tersebut dan bersedia menjalankannya? Apakah orang yang didelegasikan mampu menjalankan tugas tersebut dan terakhir apakah orang tersebut kapabel menjalankannya?

Sebagai deskripsi, suatu hari Pak Badu dijadwalkan untuk memberikan pelatihan kepada sejumlah kader organisasi dan ia merencanakan jauh-jauh hari akan memutar suatu film. Dalam suatu obrolan seorang temannya menanggapi bahwa film yang dipilihnya bagus dan kayaknya ia pun memiliki DVD film tersebut.  Pak Badu menyatakan keinginannya untuk meminjam DVD dari temannya. Waktu berlalu beberapa minggu kemudian ketika hari yang dijadwalkan tinggal dua hari lagi, ia mendadak menelepon temannya untuk meminjam DVD tersebut. Celaka! Temannya sedang di luar kota. Maka paniklah ia dan dengan enaknya melemparkan tanggung jawab kepada salah-satu staf, yakni A.  Pak Badu mengaku sudah memesan agar A menghubungi temannya yang punya DVD tersebut (padahal ia bisa meminjam langsung). Staf ini tidak menyadari pendelegasian tersebut.

Perlu disadari bahwa mendelegasi bukan melemparkan tanggung jawab. Guru Zen di atas meninggalkan pesan kepada kedua muridnya untuk menjalankan urusan-urusan di biara menurut kebijaksanaan masing-masing. Seandainya cara-cara pengurusan oleh kedua murid tidak sesuai dengan keinginannya ia tidak dapat menyalahkan, maka ia harus menerima tanpa komplain. Lain halnya jika ia memerinci apa-apa yang harus, perlu dan boleh dilakukan sebelum meninggalkan biara.

Bagaimana dengan Anda? Apakah Anda mendelegasikan atau menyalahkan orang lain begitu saja jika apa yang Anda inginkan tidak terjadi? Perlu juga diingat bahwa, banyak kali mendelegasikan tugas tidak sama dengan mendelegasikan tanggung jawab. Sebagai pemimpin—terutama—Anda tidak bisa memindahkan tanggung jawab begitu saja ke atas bahu orang lain. Selanjutnya mendelegasikan tugas harus dibedakan dari mendelegasikan tanggung jawab atau meminta bantuan kepada teman.

Tip mendelegasikan tugas:

1. Delegasikan kepada orang yang tepat, dan bersedia, serta kapabel menerima dan menjalankan tugas tersebut. Beberapa waktu yang lalu saya pernah menggaji seseorang untuk melakukan suatu tugas. Saya sadar betul ia tidak memiliki kemampuan yang cukup, tetapi karena ia menyatakan dengan penuh kesungguhan untuk belajar dan bekerja keras, saya setuju mempekerjakan dia. Saya mendelegasikan tugas tersebut sambil berpesan supaya ia bertanya kepada saya setiap kali menghadapi kesulitan. Saya juga dengan jelas menyatakan akan memberi bimbingan setiap waktu ia membutuhnya. Sayangnya, setelah mencoba satu atau dua kali orang ini mutung. Ia tidak lagi menjalankan tugas yang saya berikan, tidak bertanya atau berdiskusi apalagi memberi laporan. Mendelegasikan tugas kepada orang yang salah bisa berabe jika Anda tidak menyiapkan plan B. Sebab orang yang tidak bertanggung jawab tidak bisa diberi tanggung jawab.
2. Bila pendelegasian suatu tugas terjadi berulang-ulang, buatkan SOP dan bagan tugas yang jelas. Pada sebuah organisasi yang mapan pendelegasian justru semakin sulit, sebab masing-masing anggota organisasi sudah mendapatkan porsi tugas yang baku. Jadi jika Anda membutuhkan bantuan yang berulang-ulang dari seorang staf atau karyawan namun belum dicantumkan dalam SOP dan bagan tugas, sebaiknya segera dianalisa tugas tersebut dan dibakukan. Sebagai contoh jika Anda merasa kewalahan mengecek email atas nama Anda sehingga Anda perlu meminta bantuan staf atau rekan untuk melakukannya sementara Anda berkutat dengan occasional event, maka Anda sebaiknya membuat SOP-nya yang rinci dan jelas.
3. Pendelegasian tugas tidak terlepas dari kemampuan Anda mengomunikasikan kepada orang yang didelegasikan. Efektif  tidaknya komunikasi dapat Anda ukur dari kepuasan Anda atas respon/tanggapan yang Anda terima. Misalnya pada saat Pak Badu mendelegasikan kepada staf  A untuk meminjam DVD dari temannya, ia harus memastikan A memahami (a) DVD yang dimaksud, (b) dari mana atau dari siapa mendapatkannya, (c) kapan Pak Badu mengharapkan DVD tersebut teredia, berikan tanggal dan tempat yang jelas, agar bila tidak tersedia Pak Badu dapat menjalankan plan B.